Préparation des documents comptables

Nous vous suggérons de procéder de la manière suivante, en préparant quatre classeurs ou parties distinctes pour vos documents :

Factures ouvertes
Contient les factures débiteurs et créanciers ouvertes à ce jour. Ce classeur permet de savoir en tout temps quelles sont les factures ouvertes et de pouvoir facilement faire, au 31 décembre, la liste des débiteurs et des créanciers.

Factures payées
Contient les factures payées dans l’ordre suivant :

• Une séparation par institut financier (caisse/poste/banque)
• Classement chronologique des avis de débit/crédit (le plus récent sur le haut)
• Y joindre toutes les pièces justificatives (factures, décomptes, attestations, …)

Vous pourrez ouvrir un classeur par année, par trimestre ou par mois selon votre volume d’activité.

Salaires et charges sociales
Contient un onglet par employé, avec le contrat de travail, les fiches de salaires mensuelles ainsi que le certificat de salaire annuel. Vous pouvez également prévoir une séparation ou un classeur pour les anciens employés ainsi que les fiches de salaire des années précédentes.

Il contient également, dans un onglet séparé, tous les contrats réalisés avec les assurances sociales.

Dossier permanent
Ce dossier vous permet de conserver tous vos contrats (leasing, assurance RC, …) et d’en assurer le suivi, ainsi que toutes les informations pour votre société. Vous pouvez également faire une séparation (ou un second classeur) pour tous les documents fiscaux (TVA, impôt anticipé, déclaration d’impôt pour les personnes morales, etc.).

Si vous réalisez vous-même la saisie comptable

Nous vous conseillons de procéder de la même manière que celle décrite ci-dessus afin de retrouver facilement les pièces comptables.

Vous pouvez, par ailleurs, vous munir de deux tampons afin de pouvoir indiquer si vos documents sont comptabilisés ou payés. Cela vous permettra d’identifier rapidement l’étape de vos factures et pourra vous éviter une double saisie ou un double paiement.

A noter que le classement chronologique proposé ci-avant est celui qui nous convient le mieux pour une saisie rapide de votre comptabilité. Néanmoins, si vous désirez avoir un accès rapide à certaines factures de créanciers, il peut être plus pratique de classer vos documents par ordre alphanumérique. Cela est notamment préférable lorsque plusieurs personnes doivent y avoir accès sans connaître la date de paiement, ou sans avoir accès au programme comptable.

Ce document a pour objectif de vous soumettre quelques propositions, en termes de classement et d’organisation de vos documents, afin d’améliorer le traitement comptable.
Il va sans dire qu’il s’agit de conseils que vous êtes libre d’appliquer à votre convenance.