Au vu des nouvelles lois en vigueur sur le travail, chaque employeur doit désormais documenter les horaires de chacun de ses employés (heures de travail journalier et hebdomadaire), et doit également conserver les documents en question pendant 5 ans.
Cadre légal
Art. 46 Ltr Registres ou autres pièces
L’employeur tient à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la présente loi et de ses ordonnances. Pour le surplus, la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données est applicable.
Liens sur la loi sur le travail LTR
Remarque : en cas de contrôles, l’employeur doit être en mesure de remettre au contrôleur tous les registres des 5 dernières années, et ce pour chaque employé, y compris les employés qui ne travaillent plus dans l’entreprise.
Art. 73 OLT 1 Registres et autres pièces – extrait
1Les registres et pièces au sens de l’art. 46 de la loi comportent toutes les données nécessaires à l’exécution de la loi, notamment :
- l’identité du travailleur ;
- la nature de son activité, les dates du début et de la cessation de ses rapports de service ;
- les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail effectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles ;
- les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu’ils ne tombent pas régulièrement un dimanche ;
- l’horaire et la durée des pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure ;
Liens sur l’ordonnance de la LTR
Distinction entre le travail supplémentaire et les heures supplémentaires
- Les heures supplémentaires correspondent au dépassement du temps de travail convenu contractuellement (CO art. 321),
- Le travail supplémentaire correspond au dépassement de la durée maximale légale de travail de 45h (entreprises industrielles et grandes entreprises de commerce de détail) ou de 50h par semaine. (LTr art. 9, 12 et 13).
A noter que si la compensation (temps ou salaire) des heures supplémentaires est FACULTATIVE (il est ainsi possible de ne pas compenser les heures supplémentaires, pour autant que cela soit indiqué dans le contrat de travail), la compensation du travail supplémentaire est quant à elle OBLIGATOIRE (salaire + 25%).
Les conventions collectives
Si votre profession est couverte par une convention collective, il se peut que certaines pratiques soient détaillées (par exemple, les employés dont le salaire est supérieur à CHF 120’000.- peuvent être dispensés de saisir leurs heures).
Cadres dirigeants
Les cadres dirigeants (CEO, membres de direction et équivalents) sont dispensés de saisir leurs heures.
Modification des contrats de travail
Dans le cas où les horaires de travail sont basés sur la confiance (aucun horaire type, pas de suivi des heures et donc pas de compensation des heures supplémentaires), il pourrait être adéquat de revoir les contrats de travail. Attention néanmoins à budgéter le surcoût que pourrait générer le paiement du travail supplémentaire.
En cas de question, c’est avec plaisir que nous vous aidons à mettre en place un système de suivi adapté à la taille de votre entreprise.
Bonjour,
Je cherche un conseil sur le nombre d’heures à effectuer par mois de la part de mes employées. En effet, elles ont des contrats avec une durée de travail par semaine de 43h et d’après mes calculs elles doivent travailler 186h/mois (soit les 43h/sem*4.3 semaines/mois, calcul à prorata). Or, elles considèrent que devaient travailler 43*4 (4 semaines par mois). Mais je crois que ce calcul est incorrect mais je ne trouve pas une loi qui épaule cette affirmation.
Pourriez-vous m’éclairer sur cet aspect?
Merci d’avance et bien cordialement,
Bonjour,
Effectivement, une base de 4 semaines par mois n’est pas exact, puisque 4 semaines x 12 mois = 48 semaines, alors qu’une année en comporte 52.
Généralement, nous comptons en début d’année, pour chaque mois à venir, le nombre de jours à travailler, multiplié dans votre cas par 8,6 heures de travail à faire par jour (43h/5 jours). Vous arrivez ainsi à un nombre d’heures fluctuant de mois en mois, qui tient compte des spécificités de chaque mois et des jours fériés. Vos employés sauront chaque mois si ils/elles ont fait leurs heures de travail.
Il est également possible de simplifier le calcul en partant sur une base de 21,75 jours de travail par mois (moyenne mensuelle des jours de travail calculée sur l’année), mais en comptant comme travaillés les jours fériés (8,6 heures).
Cordialement,