Bouclement comptable : les 9 étapes pour réussir la clôture des comptes

Ce guide pratique, pensé pour les dirigeants, responsables financiers et entrepreneurs, détaille les étapes du bouclement comptable et fournit une checklist de clôture des comptes pour sécuriser chaque phase du processus.

1. Réaliser les inventaires

Commencez par établir des inventaires à la date de clôture, notamment pour documenter les éléments suivants :

• Stocks
• Travaux en cours
• Postes ouverts débiteurs et créanciers (avec date de facture)
• Factures transitoires (factures payées ou encaissées d’avance, à payer)
• Heures supplémentaires des employés

Passez ensuite les écritures de variation ou, si votre logiciel de comptabilité le fait directement, assurez-vous que le solde du bilan affiche le montant exact de l’inventaire.

2. Vérifier et justifier les soldes du bilan

Assurez-vous que chaque poste du bilan est justifié par des documents probants. Prévoyez notamment les livres de caisse, les relevés bancaires ou postaux ainsi que les relevés de dettes.

Nous vous conseillons de prendre un listing du bilan et de définir, pour chaque poste, si un justificatif est disponible.

3. Contrôler les comptes de produits et charges

Faites une relecture de vos comptes et vérifiez notamment la cohérence des charges récurrentes, par exemple les mensualités sont bien saisies 12 fois, les charges trimestrielles 4 fois et les semestrielles 2 fois. Contrôlez également que les provisions ou écritures transitoires ont bien été extournées en début d’année, puis comptabilisées dans l’exercice en cours.

4. Traiter les relations avec les actionnaires et les salariés

Comptabilisez les parts privées, en incluant les salaires en nature et les intérêts sur les prêts des actionnaires. Pour les frais de véhicule, une part privée de 0,9% de la valeur du véhicule doit être facturée à l’utilisateur chaque mois (min. CHF 150).
Les prêts aux actionnaires doivent obligatoirement porter intérêt, les créances d’actionnaires peuvent porter intérêt – l’administration fiscale définit chaque année les taux maximaux et minimaux en la matière. Retrouvez notre article sur les taux applicables.

5. Réconcilier les salaires avec les annonces aux charges sociales

Assurez-vous que les salaires comptabilisés correspondent aux annonces faites aux assurances sociales (AVS, LAA, IJM, LPP).
Les différences doivent être expliquées, par exemple les jeunes non soumis à l’AVS ou les personnes retraitées. Veillez à exporter les récapitulatifs issus de votre programme salaire en format PDF (récapitulation par salarié et pour l’entreprise). Ils seront utiles en cas de contrôle AVS. Retrouvez notre article sur les charges sociales à retenir aux collaborateurs.

Pour notre contrôle des salaires, nous aurons besoin des éléments suivants :

• Fiches de salaire des employés et certificats de salaire
• Récapitulation globale des salaires de toute l’entreprise et des rubriques de charges sociales
• Factures d’acomptes des primes d’assurances sociales, copie des annonces aux charges sociales et des factures définitives de primes

6. Réconcilier le chiffre d’affaires avec les décomptes TVA

La loi exige que vous établissiez une concordance TVA, pour vérifier que le chiffre d’affaires déclaré (sur vos décomptes TVA) corresponde à vos états financiers. Pour les personnes qui décomptent selon les contre-prestations reçues, il y a lieu de neutraliser la variation des débiteurs dans la concordance du chiffre d’affaires. Attention à la délimitation périodique, par exemple : les travaux en cours ne sont jamais soumis, mais les acomptes perçus d’avance seront toujours soumis.

Pour le contrôle de l’impôt préalable, nous préconisons d’exporter un journal de TVA et contrôler les éventuels codes TVA erronés dans les différents comptes de charge.

7. Passer les écritures de bouclement

Une fois ces contrôles effectués, vous pouvez enregistrer les amortissements, provisions et provision pour impôts (ou AVS pour les indépendants).

Les amortissements doivent correspondre au taux d’usure de l’actif concerné, mais ne peuvent excéder certains taux définis par l’autorité fiscale, par exemple :

• Mobilier commercial : 25%
• Machines de production : 30%
• Véhicules : 40%
• Machines de bureau, informatique : 40%
• Goodwill : 40%
• Outillage : 45%

Les provisions permettent d’enregistrer une charge ou une perte future probable, mais dont le montant ou la date de réalisation n’est pas encore connu au moment du bouclement des comptes. Par exemple, une provision pour travaux de garantie (admise généralement jusqu’à 2% du chiffre d’affaires), pour litige ou pour les heures supplémentaires peut être enregistrée. Une provision ne doit pas couvrir une charge future, elle doit correspondre à une obligation présente, probable et économiquement justifiée à la date de clôture.

Le ducroire est une provision sur les débiteurs, pour tenir compte des éventuelles créances douteuses. Un forfait de 5% sur les débiteurs en CHF et 10% sur les débiteurs en monnaie étrangère est admis fiscalement. De même, un abattement (réserve latente) sur stock de 1/3 sur le prix d’achat est également admis fiscalement.

La provision pour impôt est la dernière écriture à passer. Lorsque le résultat est défini, vous pourrez la calculer sur la base du bénéfice avant impôt et en déduire le montant des acomptes déjà payés durant l’exercice. Pour les indépendants, la provision AVS est à calculer en fin de bouclement.

8. Préparer l’annexe aux comptes

Une fois la comptabilité terminée, votre logiciel vous permettra d’exporter les états financiers (bilan et comptes de résultat) qui ont chacun une structure minimale selon le code des obligations (art. 959 a et b). Pour les sociétés, il conviendra ensuite de rédiger l’annexe, en y intégrant notamment : une explication des éléments extraordinaires, les achats/ventes de participations, les litiges ouverts, les dettes en crédit-bail (leasings, baux, …), les engagements conditionnels et sûretés ou garanties constituées en faveur de tiers, les dettes envers les institutions de prévoyance, d’éventuels évènements importants survenus après la date du bilan (la liste exhaustive figure dans l’art. 959c du code des obligations).

Si vous souhaitez nous déléguer l’établissement de l’annexe, il faudra nous fournir :

• Une attestation de solde des leasings
• Le nombre d’employés et taux d’activité
• Une copie des baux
• Une copie des contrats de prêts bancaires, engagements et nantissements
• Une copie des actes d’achats ou de ventes de participations
• Tous autres éléments importants (litiges ouverts, etc.)

9. Faire valider les états financiers par l’Assemblée générale

Pour les sociétés, une assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice (article 699 du code des obligations). Elle devra notamment approuver les comptes, qui auront fait l’objet d’un contrôle de l’organe de révision si la société y est astreinte (contrôle restreint si plus de 10 employés en équivalent plein-temps). C’est également lors de cette assemblée générale que le conseil d’administration pourra proposer à l’assemblée l’affectation du résultat, soit le montant du dividende et l’attribution à la réserve générale, qui seront ensuite saisis dans la comptabilité de l’année en cours.

Veillez à conserver une copie des états financiers signés (par des personnes inscrites au RC), du grand livre et des différents documents justificatifs.

Pour les indépendants, aucune assemblée générale n’est nécessaire, mais la conservation d’une copie des comptes signés, du grand livre et des différents documents justificatifs est également nécessaire.

Conclusion

Une bonne orchestration des opérations de bouclement permet de gagner un temps précieux et d’améliorer substantiellement la fiabilité des comptes. En suivant cette procédure comptable, vous augmentez la fiabilité de la comptabilité.

Notre fiduciaire propose soit de prendre en charge l’entier du bouclement comptable, soit de faire des contrôles de cohérences et des réconciliations pour vous assurer de la conformité de vos états financiers et de vos procédures administratives.

Envie d’aller plus loin ? Retrouvez nos 9 conseils pour bien organiser vos documents comptables.